Mit dem Signatur-Modul steuern Sie den gesamten Weg zentral: von E-Mail-Domains, Brand-Kit und Personendaten über die wirksame Vorlage bis zur fertig gerenderten Signatur. In unterstütztem Outlook Desktop und Web setzt das zentral verteilte acourse-Add-in beim Verfassen die passende Version zur gewählten Absenderadresse ein.
- 1Team und Domains verbinden
Personen manuell pflegen, bestehende acourse-Nutzer übernehmen oder Microsoft Entra ID, Google Workspace beziehungsweise eine eigene HTTP-Quelle anbinden. Danach die verwendeten E-Mail-Domains und Absenderadressen zuordnen.
- 2Marke und Rechtstext festlegen
Logo, Farben, Schriften, Links und rechtliche Angaben im Brand-Kit prüfen. Wichtig: Der Rechtstext erscheint nur in Vorlagen, die den Block „Rechtlicher Hinweis“ enthalten.
- 3Vorlagen gestalten und zuordnen
Bausteine im visuellen Editor zusammensetzen. Jede Domain erhält einen Standard; Gruppen können auf ausgewählten Domains abweichen, gemeinsame Postfächer die Standardvorlage oder ein eigenes Design nutzen.
- 4Mit echten Daten prüfen
Personenvorschau, fehlende Platzhalter, lange Titel, Bilder sowie HTML- und Reintext-Ausgabe kontrollieren. Mehrere Adressen und Aliasse einer Person werden einzeln berücksichtigt.
- 5Rendern und bereitstellen
Die freigegebene Fassung je Absenderadresse erzeugen. Nach Änderungen an Vorlage, Brand-Kit oder Personendaten muss der betroffene Bereich erneut gerendert und bereitgestellt werden.
- 6Outlook zentral ausrollen
Manifest im Microsoft-365-Admin-Center an Nutzer oder Gruppen verteilen und den Roll-out zunächst in Outlook im Web testen. Microsoft kann für die Verteilung bis zu 24 Stunden benötigen.
- 7Abdeckung kontrollieren
Gerenderte Signatur, technische Konto-Zuordnung und gemeldete Add-in-Nutzung getrennt prüfen. So ist sichtbar, ob Konfiguration, Bereitstellung oder erstmalige Nutzung noch fehlt.
Nur ein zentral über Microsoft 365 bereitgestelltes Add-in darf beim Verfassen automatisch starten. Eine selbst installierte Manifest-Datei wird manuell über den Add-in-Bereich geöffnet. Outlook Mobile unterstützt den aktuellen automatischen Desktop-/Web-Ablauf nicht.
„Add-in-Nutzung gemeldet“ bedeutet, dass das Add-in tatsächlich verwendet wurde. Es ist kein vollständiger Installationsstatus für jedes Gerät — diesen stellt Microsoft nicht zuverlässig bereit.